The regulation
What the law says when the DeCA is missing or incomplete: what is penalised, what it can cost and whether the lorry can be stopped. With the article beside it.
Quotations are reproduced in Spanish. That is the authentic text, and a translated law is no longer a quotation.
The Land Transport Act requires control documents to be carried on board. The DeCA is one of them.
«Durante la realización de los servicios y actividades reguladas en esta ley deberán llevarse a bordo del vehículo, debidamente cumplimentados, los documentos de control administrativo que, en su caso, reglamentariamente se determinen.»
Ley 16/1987 (LOTT), article 147.1
Not carrying the DeCA, not filling it in or leaving out an essential datum is a serious infringement.
«La carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control, estadística o contable cuya cumplimentación resulte obligatoria.»
Ley 16/1987 (LOTT), article 141.17
The same article covers a company that does not make sure the driver carries the document, on paper or on a phone, and one that does not keep it.
«Incurrirán en esta infracción aquellas empresas que no velen debidamente porque los conductores dispongan en formato papel o electrónico de la documentación que resulte obligatoria en los controles en carretera. Asimismo, serán constitutivas de dicha infracción la ocultación o falta de conservación de dicha documentación...»
Ley 16/1987 (LOTT), article 141.17
Falsifying the data is something else, and the law treats it as a very serious infringement.
«El falseamiento de cualesquiera documentos contables, estadísticos o de control que la empresa se encuentre obligada a llevar o de los datos obrantes en los mismos.»
Ley 16/1987 (LOTT), article 140.9
A missing DeCA or missing data carries a fine of 401 to 600 euros.
«Se sancionarán con multa de 401 a 600 euros las infracciones previstas en los puntos 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 y 30 del artículo 141...»
Ley 16/1987 (LOTT), article 143.1.d)
Falsifying the data carries 4,001 to 6,000 euros, under article 143.1.i).
Within each range, the amount depends on intent, the harm caused, the gain obtained and whether it is repeated.
Each consignment counts separately.
«Tendrán la consideración de infracciones independientes aquellas que se cometan en relación con distintas expediciones de transporte, aun cuando los hechos infrinjan los mismos o semejantes preceptos.»
Ley 16/1987 (LOTT), article 138.3
The law requires the vehicle to be immobilised only for a closed list of infringements. A missing DeCA, article 141.17, is not on that list.
«Deberá ordenarse la inmediata inmovilización del vehículo hasta que se supriman los motivos determinantes de la infracción, en los siguientes supuestos: a) Cuando sean detectadas durante su comisión en carretera infracciones que deban ser denunciadas de acuerdo con lo previsto en los puntos 1, 10, 11, 12, 15.6, 15.7, 15.11, 15.18, 23, 39.1, 39.2 o 39.3 del artículo 140 o en el punto 2 del artículo 141.»
Ley 16/1987 (LOTT), article 143.4
Two cases are worth knowing:
«El vehículo utilizado en la realización del transporte objeto de la denuncia quedará inmovilizado hasta que la empresa denunciada no pague la sanción señalada o bien deposite su importe o garantice su pago.»
Ley 16/1987 (LOTT), article 146.4.a)
The contractual shipper and the carrier are both liable. The shipper is released if it proves the document was issued.
«El cargador contractual y el transportista efectivo serán responsables de no formalizar el correspondiente documento de control. Idéntica responsabilidad se les atribuirá en los supuestos en los que no se lleve éste a bordo del vehículo, salvo que el cargador contractual pruebe que el documento fue emitido, en cuyo caso éste será eximido de responsabilidad.»
Orden FOM/2861/2012, article 7.1
Who answers for each datum is in who it binds.
With DeCA2U every DeCA is created and stored before the lorry leaves, with its time. That time is the proof it was issued.
The driver gets the QR on the phone or on paper, at a site with no signal too. And the document is kept for the twelve months the rules require, without anybody having to remember.
Tell us about your operation and we will show you how.
We summarise the rules and quote their text. Where we interpret, we say so. This is not legal advice. Consolidated text of Ley 16/1987 in the BOE, last update published on 15 April 2026.