Un documento que ya existía
El DeCA no es un documento nuevo. Es el documento de control administrativo que acompaña a cada envío de transporte público de mercancías por carretera desde que lo reguló la Orden FOM/2861/2012, y que hasta ahora viajaba en papel.
Lo que cambia es el soporte. La Ley de Movilidad Sostenible dio diez meses para digitalizarlo, y ese plazo se cumple el 5 de octubre de 2026.
«El Documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera, regulado en la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley.»
Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, disposición transitoria octava, apartado 1
Se acompaña a la mercancía en el vehículo, y es uno por envío.
«El documento de control es un documento de naturaleza administrativa, que deberá llevarse a bordo del vehículo acompañando a las mercancías en su desplazamiento.»
Orden FOM/2861/2012, artículo 3.1
De qué normas sale
Son cuatro, y cada una fija una cosa distinta. Conviene saber cuál dice qué, porque lo que se discute casi siempre está en una sola de ellas.
- Real Decreto 1211/1990, artículo 222
- Que hay que llevar a bordo los documentos de control que se establezcan, y que la Dirección General puede fijar sus características.
- Orden FOM/2861/2012
- Qué es el documento, a qué transportes alcanza, quién lo formaliza, qué ocho apartados lleva y cuánto se conserva.
- Ley 9/2025, disposición transitoria octava
- Que tiene que ser digital, y desde cuándo.
- Resolución de 5 de junio de 2026
- Cómo tiene que ser el fichero y su dirección web: PDF nativo, tamaño, metadatos, QR, HTTPS y descarga sin credenciales.
La Ley 16/1987 de Ordenación de los Transportes Terrestres queda por encima de las cuatro, y es la que decide a quién alcanza todo esto. Eso se desarrolla en a quién obliga.
Los ocho apartados
El contenido no lo elige quien emite. Está tasado en el artículo 6, y dice «al menos», así que son un suelo y no un techo.
«El documento de control deberá contener, al menos, los siguientes datos de carácter esencial: a) Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual. b) Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo. c) Lugar de origen y destino del envío objeto del transporte. d) Naturaleza y peso de la mercancía transportada... e) Identificación de la autorización especial de circulación... cuando el vehículo haya de circular amparado por una de estas autorizaciones. f) Fecha de realización del transporte del envío de que se trate. g) Matrícula del vehículo utilizado... h) Siempre que así lo soliciten los sujetos intervinientes se hará constar las observaciones, reservas, o cualquier otra indicación, que consideren útil.»
Orden FOM/2861/2012, artículo 6
Ocho apartados no son ocho datos. Dos de ellos piden dos valores cada uno, y otros dos solo se rellenan cuando procede.
a)
Cargador contractual
Tres valores, no uno: nombre, NIF y domicilio. El domicilio es el que más se cae, porque con el nombre parece que basta.
b)
Transportista efectivo
Nombre y NIF de quien mueve la carga. Es el dato que ningún sistema de expedición suele tener a mano, porque se conoce cuando el camión llega.
c)
Origen y destino
Dos lugares físicos: donde se carga y donde se descarga. El destino es adonde va el vehículo, que no tiene por qué ser la dirección fiscal de quien compra.
d)
Naturaleza y peso
Qué es la mercancía y cuánta. La norma admite otra magnitud cuando el peso exacto no se puede determinar al cargar, que es lo que permite documentar en metros cúbicos.
e)
Autorización especial de circulación
Solo cuando el vehículo circula al amparo de una. Si no la lleva, el apartado se queda vacío y el documento está completo: no es un campo pendiente.
Condicional
f)
Fecha del transporte
El día en que se hace el transporte, que no es necesariamente el día en que se emite. De esa fecha cuelgan los dos plazos de conservación.
g)
Matrícula del vehículo
Las dos si es un conjunto articulado: tractora y semirremolque o remolque. Y si el vehículo cambia con el transporte empezado, hay que hacerlo constar.
h)
Observaciones
Solo cuando lo pide alguna de las partes. Un documento sin observaciones no está incompleto, y pedirlas siempre convierte un apartado condicional en un trámite.
Condicional
Sobre el cambio de vehículo, la norma es explícita, y la obligación recae en la empresa de transportes.
«Si iniciada la operación de transporte se produjera un cambio de vehículo, esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes.»
Orden FOM/2861/2012, artículo 6 g)
Cómo tiene que ser el fichero
El formato del documento es libre: la norma no impone un modelo ni una denominación.
«El documento de control será de libre edición, pudiendo ajustarse al modelo, formato y denominación que más convenga.»
Orden FOM/2861/2012, artículo 5
Lo que no es libre es el fichero. PDF, cinco megas como mucho, y con la fecha y la hora de creación y de modificación dentro de los metadatos.
«Los ficheros electrónicos tendrán formato PDF con un tamaño no superior a 5 MB. La fecha y hora de creación y la fecha y hora de modificación serán metadatos del fichero PDF.»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Segundo.1
Y tiene que nacer digital. Un escaneo del papel no vale, y la norma se molesta en decirlo con esas palabras.
«La generación de los ficheros electrónicos será nativa digital, es decir, mediante la transformación de los datos estructurados contenidos en las aplicaciones informáticas en signos de escritura legibles. No serán válidos, por tanto, los ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas.»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Segundo.2
La tercera exigencia es de momento, no de contenido: el fichero tiene que existir y estar guardado antes de que el camión salga, con la hora registrada.
«Transformar dichos datos, en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio, en un fichero electrónico... las aplicaciones informáticas registrarán la fecha y hora de creación del fichero electrónico.»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Primero.2
El código QR y la dirección
Cada fichero guardado tiene una dirección web propia, y esa dirección va dentro del PDF como código QR.
«Los ficheros electrónicos generados deberán incluir en el propio PDF un código QR (en inglés, Quick Response) con la dirección web única y específica del documento (URL). Adicionalmente, el código QR se podrá tener disponible como un fichero independiente.»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Segundo.3
La dirección va por HTTPS con TLS 1.2 o superior, y puede llevar las medidas de seguridad que quien la construye considere, siempre que no caduque antes de que el servicio termine.
Lo que no puede hacer es interponer nada entre quien la abre y el fichero. Esta es la exigencia que más proveedores incumplen, y la que un agente descubre en carretera.
«Esto se realizará mediante una llamada o invocación de la URL que debe producir la descarga directa del fichero electrónico en formato PDF... no será válida ninguna URL que dirija a una página web que requiera credenciales o autenticación, ni que incorpore botones de descargas u otros elementos que impliquen una interacción manual.»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartados Tercero.3 y Tercero.4
El conductor lleva el documento en el móvil o en papel, y en los dos casos con el QR. Ante un control basta con enseñar el código.
«el conductor presentará el DeCA con el código QR, o en su defecto, tan sólo el código QR»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Séptimo
Lo que la norma no exige
Tres cosas que se dan por supuestas y no están en ningún sitio.
No exige firma. Lo dice el preámbulo de la Resolución, y la firma solo se regula para cuando el documento se usa además con finalidad contractual.
«La firma de los documentos de control administrativo no es obligatoria, puesto que ni la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, ni la Orden FOM/1230/2013, de 31 de mayo, establecen requisitos de firma para la validez del documento de control o la hoja de ruta respectivamente.»
Resolución de 5 de junio de 2026, preámbulo
No exige un proveedor autorizado. Ni siquiera hay que decir dónde se guardan los documentos, así que no hay lista, ni registro, ni homologación.
«El dominio del repositorio podrá ser cualquiera y no requerirá comunicación previa del mismo.»
Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Primero.3
No exige cambiar el albarán. El DeCA es un documento aparte, con su propio QR. La Resolución admite además usar el formato de otros documentos de transporte, como la carta de porte o el documento ADR, siempre que lleven los ocho apartados y distingan de forma expresa al cargador contractual del transportista efectivo.
Las dudas concretas que esto abre están en las preguntas frecuentes, con su cita cada una.